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Legislación: El Manual de Procedimientos de Auditoría de Gestión de Empresas y Sociedades del Estado |
Proyecto Respondabilidad y Anticorrupción en las
Americas / AAA |
INTRODUCCION
PREMISAS BASICA
1.TIPOS DE AUDITORIAS
2.AUDITORIA DE GESTION
1. CONCEPTO
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
3. TIPOS DE CUESTIONARIOS
3.1. Evaluación Global de la Organización
1. Area Administración y Finanzas
2. Area Recursos Humanos
3. Area Comercialización
4. Area Producción
4.1. Operaciones – Industrias
4.2. Mantenimiento – Industrias
4.3. Operaciones – Servicios
5.Area Compras, Contratos y Almacenes
6. Area Proyectos de Inversión
3.2. Cuestionarios Comunes al Resto de las Areas
7. Area .. Xxxxxx
El objeto específico de este manual apunta a normalizar una metodología de trabajo y a brindar una ayuda eminentemente práctica al profesional al servicio de Auditoría General de la Nación - AGN - al que se encomiendan tareas de Auditoría de Gestión. Lejos de pretender un completo desarrollo teórico del tema, se describen en la primera parte algunos aspectos conceptuales básicos, dando especial énfasis en la segunda, al manual propiamente dicho.
PREMISAS BASICAS 1
Las siguientes premisas subyacen en estas normas y fueron consideradas en su desarrollo.
1. TIPOS DE AUDITORIAS
De acuerdo a los requerimientos legales, AGN practica los siguientes tipos de auditoría:
2. AUDITORIA DE GESTION
2.1. CONCEPTO DE GESTION
La gestión es un proceso de coordinación de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.
La gestión comprende todas las actividades organizacionales que implican:
2.2. CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION
La Auditoría de Gestión fue definida en el punto 1-TIPOS-. Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economía están indisolublemente asociados a esta clase de auditoría.
2.2.1. Eficacia
Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.
2.2.2. Eficiencia
Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.
2.2.3. Economía
El concepto de economía evalúa silos resultados se están obteniendo a los costos alternativos más balos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.
2.3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION
En las Auditorías de Gestión anuales, que abarcan todas las áreas críticas, AGN define como objetivos los siguientes:
2.4. CRITERIOS
En las Auditorías de Gestión, a diferencia de las Auditorias Contables, no existen normas de aplicación general, tales como las Normas de Auditoría vigentes para la revisión de los estados contables. Se hace necesario en consecuencia definir criterios de auditoría de gestión, es decir normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes.
De hecho, la Ley 24.156 de Administración Financiera determina en el inciso d) del artículo 119 que AGN deberá «Formular criterios de Control y Auditoría..
2.5. CONTROL INTERNO Y DE GESTION
2.5.1. Concepto
El sistema de control interno es un instrumento de gestión que comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados.
El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades.
2.5.2. Objetivos
2.5.3. Herramientas de Control Interno
2.6. MARCO LEGAL
La Ley No. 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional confiere a AGN el marco legal para efectuar las Auditorías de Gestión.
El artículo 11 7, cuarto párrafo determina que «El control externo posterior del Congreso de la Nación, será ejercido por la AGN.»
En especial, el art. 11 8, inciso b) establece que AGN debe «Realizar auditorías.... de gestión, exámenes especiales de las jurisdicciones y de las entidades bajo su control...».
El inciso g) del mismo artículo ratifica y amplia el concepto del siguiente modo: «Realizar exámenes especiales de actos y contratos de significación económica...».
2.7. OPORTUNIDAD
AGN realizará las auditorias a que se refiere el articulo 11 8 de la Ley 24.1 56, de acuerdo a una planificación institucional que básicamente señalará las áreas de control y los recursos a comprometer en cada una de ellas, definidas sobre la base de los conceptos de importancia, significatividad y riesgo.7
1. INTRODUCCION
1.1. OBJETIVO
1.1.1. Legal
El presente manual de Auditoría de Gestión se emite dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 24.156 de Administración Financiera en su art. 11 9.
1.1.2. Sustancial
1.2. ESQUEMA BASICO
En la confección de este manual se priorizó detallar las tareas y actividades en orden cronológico. Sin embargo, por razones metodológicas el esquema incluye:
1.3. UTIUZACION DEL MANUAL
1.3.1. Obligatoriedad
Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las auditorías de gestión que realice AGN, sean éstas efectuadas tanto con recursos propios como contratados.
1.3.2. Flexibilidad
Los procedimientos y tareas aquí normatizados revisten el carácter de trabajos mínimos a cumplir por los equipos auditores. Sin embargo, en función de las características del ente y de las funciones específicas encomendadas, la supervisión podrá flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando necesidades operativas así lo justifiquen.
1.3.3. Responsabilidad
Será responsabilidad de los Supervisores y Coordinadores de la A.G.N. la adecuada aplicación del manual.
2. PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO
2.1. ORGANIZACION ADMIMSTRATIVA
2.1.1. Determinación de Objetivos
Definido el Plan Institucional de Auditoría, las Gerencias correspondientes asignarán las tareas a los distintos Supervisores de Gestión. Estos deberán efectuar la primera determinación de objetivos, los cuales deberán fijarse en función del:
Definidos los objetivos con acuerdo de la Gerencia de Area, deberán presupuestarse los recursos humanos y materia les necesarios en cada caso e instrumentar la tarea en Formulario Nro.1- Presupuesto de Auditoría.Este deberá archiva rse en el legajo transitorio.
2.1.2. Recursos humanos.
A partir de los datos disponibles en AGN relativos a recursos humanos (propios y contratados) el Gerente de Area y el Supervisor seleccionarán al encargado de coordinar la Auditoría de Gestión a realizar. En el caso de contratar estudios o consultoras, aprobarán el coordinador propuesto. En la selección del profesional o del estudio, se tendrá en cuenta la capacitación, la pericia, idoneidad, experiencia e independencia necesarios para cumplir con la tarea.
El Supervisor y el Coordinador seleccionado, siempre a partir de los datos de recursos humanos mencionados, completarán el equipo de tareas, siguiendo pautas similares a las indicadas en el punto anterior, aplicadas de acuerdo a las funciones programadas para cada integrante. Se completará luego el Formulario 2 - Equipo Auditor, en el que se dejará constancia de los nombres elegidos y de las responsabilidades de cada uno de los miembros. Este deberá archivarse en el legajo transitorio de la Auditoría.
2.2. PLANEAMIENTO
El planeamiento es una actividad eminentemente dinámica. Se planifica, se analizan los desvíos y se ajusta en todo el proceso de auditoría. Al inicio mismo de la tarea ya ha existido una planificación (ver punto 2.1.1.) realizada por el Supervisor.
En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de una planificación más detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta el Estudio Específico.
Todos los procedimientos que se indican posteriormente parten del supuesto de una auditoría realizada por auditores externos que no conocen la entidad y que además no muestran ninguna preferencia por un área en particular para ser auditada.
Si se tratara de auditorías recurrentes, habrá etapas de menor intensidad o simplemente de tareas de actualización de la información existente.
Si el objetivo fuera analizar un área específica, los procedimientos de auditoría deberán con centrarse en la misma, en cuanto sean aplicables, eliminando los aspectos generales no aplicables.
2.2.1. Estudio Preliminar
El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de la organización, de sus principales características y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de reformular el Presupuesto de Auditoría, originalmente elaborado por la supervisión. Para ello se deberán desarrollar los siguientes procedimientos.
2.2.1.1. Recopilación de Antecedentes
Para la recopilación de antecedentes deberán utilizarse las técnicas siguientes:
2.2.1.1.1. Entrevista con la Máxima Autoridad del Ente
Es la primera actividad que deberá realizar el equipo de auditoria y está dirigida a obtener información general sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparará el Formularlo Nro. 9 - Guía de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relación con las distintas jefaturas y la solicitud de colaboración de todos los niveles de la organización o ente.
El Gerente del Area, el Supervisor y el Coordinador deberán asistir a la reunión y entregarán a la máxima autoridad una nota oficial de presentación, firmada por el Gerente General del Area, en la que conste:
Deberá entregarse también, en la reunión el Formulario Nro. 4 - Solicitud de Datos Básicos de la Organización - que se explícita en el punto siguiente.
Terminada la reunión, se confeccionará el Formulario Nro. 3 - Minuta de entrevista, donde se volcarán los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la minuta de la entrevista deberá ser consensuada y firmada por el entrevistado. Este documento, al igual que copia de la nota de presentación y la guía a que se hizo referencia en este punto, se archivarán en el legajo transitorio.
2.2.1.1.2. Otras Entrevistas
En esta etapa, se efectuarán entrevistas con:
En forma previa a la reunión, se preparará un Formulario Nro. 9 - Guía de Puntos a tratar en la entrevista, con el objetivo de obtener información adicional del área específica del funcionario entrevistado. Las preguntas deberán orientarse en ese sentido debiendo además acordarse en la misma el nombre de los funcionarios de línea con que se tratarán los temas con mayor detalle.
Terminada la reunión, se confeccionará un Formulario Nro. 3 - Minuta de Entrevista, donde se volcarán los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la minuta de la entrevista deberá ser consensuada y firmada por el entrevistado. Este documento, al igual que la guía a que se hizo referencia en este punto, se archivará en el legajo transitorio.
2.2.7.1.3. Consulta de Documentación e Información
Deberá consultarse, además, toda la información, no incluida en los puntos anteriores, que se considere de interés para completar el conocimiento preliminar de la organización, tal como, actas del directorio, revistas especializadas, informes de auditoria anteriores, legislación vinculada, etc.
Deberá cumplimentarse el Formulario Nro. 6- Documentación Consultada e Información Obtenida, donde se dejará constancia de la documentación adicional consultada y de la información relevante obtenida de la misma.
Todas las notas y pedidos, deberán contener una fecha estimada de respuesta. De no obtenerse respuesta en ese lapso, se reiterará la solicitud hasta su cumplimiento.
2.2.1.1.4. Ficha de la Organización
Con la información obtenida a partir del Formulario Nro. 4, entrevistas y cuestionarios, se completará el Formulario Nro. 5 - Ficha de la Organización, el que tendrá por destino el legajo permanente. Idéntico archivo se asignará al Formulario Nro. 4 y a los antecedentes obtenidos.
2.2.1.2. Determinación de Objetivos
2.2.1.2.1. Conceptos
En esta fase, el coordinador de la auditoria deberá contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en función del objetivo definido por AGN y las características de la auditoria:
Básicamente debe determinarse qué necesidades deben satisfacerse y cómo estos propósitos se harán operativos.
Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej. el objetivo puede ser sólo definir el nivel de gestión alcanzado, o un paso más adelante, si éste fue satisfactorio, o cuáles fueron las causas de los desvíos y si finalmente se efectuarán recomendaciones).
Se deberá considerar también el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qué actividades se tendrán en cuenta y con qué profundidad y detalle se las evaluará.
Asimismo la disponibilidad de datos (con cuáles se podrá contar; si se obtendrán en forma oportuna, cuál será la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:
Establecer los objetivos significa determinar el campo de acción que abarcará la auditoría.
2.2.1.2.2. Características
Cada objetivo debe reunir las siguientes características, según define AGN:
2.2.1.2.3. Enunciación
Todos los objetivos se detallarán, por orden de prioridades, en Formulario 11. - Objetivos de Auditoría, con archivo en el Legajo Transitorio, determinándose específicamente para cada uno:
2.2.1.3. Enfoque y Orientación del Examen.
El enfoque y orientación de la auditoría determina que la investigación debe ceñirse en su ámbito de acción a los objetivos trazados. Este manual está estructurado con un enfoque de auditoría que prioriza todas las áreas (críticas) de la organización. Deberán ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cada auditoría y en función de ello definir el enfoque y alcance de la auditoría.
Siempre queda abierta la posibilidad de modificar la orientación de la auditoría, si al finalizar la etapa de estudio general, se evidenciara la necesidad de investigar ciertas áreas críticas con mayor intensidad que otras.
Los objetivos definidos entre el Gerente del Area, el Supervisor y el Coordinador de la tarea y el alcance de la auditoría deberán incluirse por este último en el Formulario Nro. 7- Planificación Global de Recursos.
2.2.1.4. Planificación Global de Recursos
El Coordinador una vez que tabuló, procesó y analizó toda la información, diseñará los lineamientos generales del trabajo, proyectará el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del personal a utilizar y el costo aproximado.
Se fijarán los límites de la auditoría, es decir qué aspectos serán incluidos en la auditoría y cuales no.
Toda esta información se volcará en el Formulario Nro. 7 - Planificación Global de Recursos. El mismo será presentado al Supervisor, el cual lo evaluará y efectuará los ajustes que estime necesarios. Finalmente, una vez aprobado por el Gerente del Area de Auditoría, se podrá iniciar la labor.
2.2.2. Estudio General
El objetivo de esta etapa es poder definir las áreas críticas o estratégicas, en las cuales se deberá profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas.
Se busca conocer el sistema de administración aplicado, los principales susbsistemas de organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales, los sistemas de control existentes y toda otra información útil para la Auditoría.
2.2.2.1. Conocimiento de la Entidad
Se profundizará en el conocimiento de la información general ya recopilada para definir el marco de acción, con el objeto de obtener la siguiente información de detalle:
Para realizar esta tarea el auditor deberá aplicar las técnicas que seguidamente se indican. Debe destacarse que estos modos de actuar (técnicas) del auditor son importantes, puesto que permitirán obtener información para sustentar con evidencias suficientes y pruebas auténticas, la opinión o juicio sobre alguna materia objeto de análisis o investigación.
El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizará:
2.2.2.1.1. Entrevistas con Ejecutivos de Línea y Empleados.
Tal como se definió en el punto 2.2.1.1.3., al realizar las entrevistas con los principales niveles de la organización, se convinieron los funcionarios de línea con los cuales se tomaría contacto para obtener mayor información del ente.
El Coordinador deberá preparar anticipadamente el plan de entrevistas a efectuar. Se programarán primero las entrevistas de primer nivel de línea, puesto que con los funcionarios de esa jerarquía se definirán los que siguen en la pirámide organizativa.
Cada una de ellas, siguiendo el orden jerárquico, deberá ser planificada, dejando constancia de la planificación (personal a entrevistar; área de responsabilidad, día y hora prevista y realizada) en el Formularlo Nro. 8-Plan de entrevistas.
En forma previa a la reunión, se preparará un Formulario Nro. 9- Guía de Puntos a tratar en la entrevista, con el objeto de obtener información adicional del área específica del funcionario entrevistado. Las preguntas deberán orientarse en ese sentido, debiendo además relevarse en la reunión el nombre de los responsables de línea, dependientes del entrevistado, con quienes se tratarán los temas con mayor detalle. A medida que se vaya descendiendo en la pirámide, la información a solicitar será de mayor detalle. El Coordinador, en función de su experiencia y grado de información necesaria, definirá en cada oportunidad en qué nivel se cortarán las entrevistas.
En lo posible, deberán concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objeto que uno de ellos sea el encargado de tomar nota y el otro de efectuar las preguntas. De ser factible, la minuta de la entrevista deberá ser consensuada y firmada por el entrevistado.
Terminadas las reuniones, se confeccionará un Formulario Nro.3 - Minuta de entrevistaL donde se volcarán los aspectos relevantes de las mismas. Este documento, al igual que la guía a que se hizo referencia en este punto, se archivará en el legajo transitorio.
2.2.2.1.2. Verificación Ocular
Se utilizará esta técnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes.
Deberá confeccionarse una minuta de las verificaciones in situ.
2.2.2.1.3. Otras Fuentes de Información:
Deberán revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:
En Formulario Nro. 6- Documentación Consultada e Información Obtenida, se dejará constancia de la documentación analizada y de la información relevante obtenida de la misma, ajustando y completando la Ficha de la Organización - Formulario Nro. 5 - de ser necesario.
2.2.2.2. Evaluación Sistema Control Interno y de Gestión
Las Normas de Auditoría Externa de la AGN, establecen en su capítulo lVe-1 - CONTROL INTERNO que:
«El auditor deberá relevar y evaluar el sistema de control interno del ente auditado, con el objeto de medir el grado de eficiencia de los sistemas de control para determinar el nivel de confianza de tales sistemas y,consecuentemente, identificar eventuales deficiencias de relevancia que requieran un mayor alcance de las pruebas a efectuar»
El relevamiento y evaluación del sistema de control interno se referirá al:
Sistema de control interno administrativo: Esto es verificar la existencia de métodos y procedimientos que aseguren:
Sistema de control de gestión: Esto es verificar la existencia de métodos y procedimientos que aseguren o promuevan:
Debemos recordar que éste es un manual de Auditoría de Gestión, que constituye sólo una parte de la auditoría integral que efectúa la AGN. En el caso que se estuviera efectuando una auditoría integral, el Coordinador de la Auditoría deberá, especialmente en este tema, distribuir y coordinar las tareas de evaluación del control entre el personal asignado a la Auditoría de Gestión y a la Auditoría Contable. A tal fin deberá asignar a la parte del equipo destinado a la Auditoría Contable las funciones correspondientes a la evaluación de los sistemas de control administrativo. Los resultados de la evaluación, como asimismo una breve reseña del sistema y métodos contables deberán ser brindados al equipo de Auditoría de Gestión. La verificación del cumplimiento legal, deberá ser distribuido por el Coordinador entre ambos equipos; el resto corresponderá al equipo de Auditoría de Gestión.
El control de gestión se apoya en una efectiva planificación y en un sistema de información integrado en el proceso decisional. La evaluación del control de gestión significa examinar la existencia y funcionamiento de estos elementos.
Los principales aspectos a tener en cuenta por el equipo de auditoría son:
2.2.2.3. Análisis
Una vez recopilada toda la información anteriormente indicada, deberá comprobarse silos controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual deberán realizarse pruebas consistentes en la revisión de determinadas operaciones, observando el funcionamiento directo del sistema.
Para cada área deberá compararse la realidad observada con los requisitos mínimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas.
Deberán observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular y de administración y organización en general y ponderarse la importancia relativa de esas desviaciones respecto de la gestión total del ente.
Es fundamental que todo el relevamiento del control interno quede adecuadamente documentado en los papeles de trabajo. Tanto en la elaboración de las entrevistas, observaciones oculares y recopilación de información deberá procurarse cubrir toda la información anteriormente indicada con el objetivo de completar el Cuestionario de Evaluación Global de la Organización, ampliando o ajustando el mismo de acuerdo a las características del ente. De esta manera se tendrá una visión amplia de la organización, señalando los subsistemas que fallan en el control y consiguientemente en la gestión.
2.2.2.4. Determinación de Areas Críticas
En base a toda la información obtenida y al análisis efectuado, el auditor determinará en forma jerarquizada las áreas, subáreas o actividades críticas, en las cuales deberá profundizar el análisis.
Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas o actividades críticas son:
Se determina a priori para el examen anual como áreas o actividades críticas que deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes:
ADMINISTRACION Y FINANZAS
COMPRAS Y CONTRATOS
RECURSOS HUMANOS
PRODUCCION
COMERCIALIZACION
1NFORMATICA
A las áreas críticas citadas, se agregarán otras áreas o actividades determinadas de acuerdo a los procedimientos precedentes y todas se documentarán en el Formulario Nro. 10 Areas Críticas, ordenadas de acuerdo a su criticidad. Se indicará además en el formulario las principales razones por las cuales se las determinó como área o actividad crítica y su orden de prioridad. El documento antes mencionado se archivará en el Legajo Transitorio.
2.2.2.5. Informe de Diagnóstico General
El Coordinador, en base a la información obtenida y documentada en la Ficha de La Organización, Cuestionario de Evaluación Global y en el formulario de Areas Críticas, presentará un Informe de Diagnóstico General, cuyas características y contenido se indican en INFORMES, punto 4.2.
El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las características de la organización y de las principales áreas y actividades que se consideran críticas, a los efectos de encarar la profundización del análisis en las etapas siguientes y la reformulación de la Planificación Global de Recursos.
2.2.2.6. Determinación del Alcance del Examen
El Coordinador conjuntamente con el Supervisor efectuarán, de estimarlo necesario, de acuerdo a las áreas y actividades críticas determinadas y sus prioridades, modificaciones al alcance del examen y a la Planificación Global de Recursos; éstas se registrarán en otro Formulario Nro. 7-Planificación Global de Recursos, colocando en el campo observaciones: VERSION 2: Fecha: DD/MMIM.
Debe tenerse en cuenta que el enfoque del planeamiento efectuado es el correspondiente a una auditoría que se realiza por primera vez. En el caso de auditorías recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarán simultáneamente, teniendo por objetivo actualizar la información de la Ficha de la Organización, Cuestionario Global y detectar si nuevas áreas o actividades críticas se han presentado. La documentación a analizar corresponderá a la del ejercicio que se está examinando.
Aprobada la Planificación Global de Recursos por el Gerente del Area correspondiente, se iniciará la etapa de estudio específico.
2.2.3. Estudio Específico
En esta etapa, la última del planeamiento, se busca identificar los problemas de las áreas críticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseño de un programa de auditoría a tal fin.
2.2.3.1. Conocimiento de las Areas Críticas
En la etapa de estudio general se gen era un conocimiento global de la organización y se determinan las áreas y actividades críticas. El objetivo en esta fase es profundizar el estudio de cada una de las áreas o actividades definidas como críticas.
Con ese propósito deberá obtenerse información acerca de las características internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas.
Para determinar la criticidad del área deberá desarrollarse un Sistema de Medición del Rendimiento (ver punto 2.3).
Como herramientas para alcanzar el fin propuesto deberán desarrollarse:
Los criterios se documentarán en Formulario 12- Criterios de Auditoría. Estos y los Cuestionarios Comunes al Resto de Otras Areas, se archivarán en el legajo transitorio respectivamente, con archivo en el Legajo Transitorio. (Ver Anexos II - Cuestionarios - Areas Críticas - Cuestionarios Comunes al Resto de la Areas).
2.2.3.2. Evaluación del Sistema de Control Interno y de Gestión
En esta etapa se persigue reafirmar el carácter crítico del área, determinada como tal en punto 2.2.2.4., buscando seleccionar problemas de interés para el examen.
Para ello se utilizarán los Cuestionarios Comunes a Otras Areas confeccionados y se los comparará con los Criterios de Auditoría (Formulario 1 2), con el fin de precisar todos aquellos factores que atenten contra la eficacia, eficiencia y economía del área.
Deberán ponderarse los Criterios de Auditoría, en función a la importancia relativa de los mismos en el total del área. Asimismo se dará una valoración a las respuestas del cuestionario. Con ambas valoraciones se determinarán los aspectos críticos específicos dentro de las áreas críticas. Para cada área crítica se completará un Formulario Nro. 13 - Problemas Específicos, con la ponderación efectuada a cada uno de los problemas que ameritan examen.
2.2.3.3. Programa de Auditoria
2.2.3.3.1. Concepto
Como última fase de la etapa de planeamiento, se deberá confeccionar el Programa de Auditoría, el que tiene por objeto reunir evidencias suficientes, pertinentes y válidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia sometida a examen.
El PROGRAMA DE AUDITORIA servirá de guía de evaluación de los problemas seleccionados en la fase anterior y en la determinación de sus posibles causas y efectos.
La realización del programa de auditoría es de fundamental importancia para el Supervisor y Coordinador de la Auditoría pues constituye una evidencia del planeamiento realizado y de los procedimientos previstos. Representa además un elemento de control del cumplimiento del mismo.
El Coordinador deberá realizar un programa detallado describiendo minuciosamente la forma práctica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría a los efectos de la ejecución por parte de los auditores integrantes del equipo.
El programa de Auditoría se trabajará como una unidad denominada programa. Este se dividirá en unidades menores llamadas subprogramas y cada uno de éstos su vez en actividades. Esta subdivisión dependerá de la dimensión de la Auditoría. Si se encarara un sola actividad podrá no efectuarse ninguna subdivisión. En la auditoría anual, cada área crítica se considerará un subprograma, debiendo éstos a su vez subdividirse en actividades, según la diferenciación de los problemas específicos a resolver.
En la confección del programa de auditoría se deberá completar el Formulario Nro. -15 - Programa de Auditoría.
2.2.3.3.2. Contenido del Programa
A nivel de cada actividad, el programa deberá especificar:
2.2.3.3.2.1. Antecedentes
Es lo que da origen a la Auditoría. Se consignará:
2.2.3.3.2.2. Objetivos
Se reformularán los objetivos y su determinación a este nivel estará en relación directa a los problemas específicos detallados en el Formulario 13.
En su definición se tendrá en cuenta:
Se deberá confeccionar otro Formulario Nro. 11 - Objetivos de Auditoría, colocando en el campo observaciones VERSIÓN 2 - fecha DD/MM/AA. Los datos de este formulario se usarán para completar este campo del Programa de Auditoría.
2.2.3.3.2.3. Alcance
Deberán indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar.
Se fijará en el mismo los límites de la auditoría, es decir qué aspectos serán incluidos en la auditoría y cuáles no, indicando si se trabajará con información contable auditada, extracontable, con estimaciones, con datos proyectados, etc.
A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.
2.2.3.3.2.4. Criterios
A partir del Formulario 1 2, se volcarán sólo los criterios que dieron lugar a la generación de los problemas específicos enunciados en los objetivos del programa de auditoría.
2.2.3.3.2.5. Procedimientos
Se deberán utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios de Evaluación Global (áreas predefinidas como críticas) y Comunes al Resto de las Areas (para las otras), como referencia para orientar los procedimientos de auditoria en la búsqueda de respuestas a los interrogantes fundamentales que el área o problema en estudio plantea.
Deberá efectuarse una descripción detallada de todos los procedimientos a efectuar en cada actividad, indicando específicamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes, exámenes, cálculos, análisis, comparaciones, etc.
Para cada procedimiento se indicará:
2.2.3.3.2.6. Recursos
Cada procedimiento deberá tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/s persona/s que lo ejecutarán.
Se deberán sacar totales de horas/hombre por actividad, subprograma y proyecto, dividido por mes o período, según se considere necesario.
2.2.3.3.2.7. Cronograma
Con la información indicada se prepara un resumen (Formulario 14 3/4) en el cual constará:
El Gerente del Area y el Supervisor, mediante sus firmas, dejarán constancia en el mismo de su aprobación en forma previa a la iniciación de la ejecución.
2.3. MEDICION DEL RENDIMIENTO
La etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditoría tendiendo a lograr evidencias, que permitan medir el éxito o no de una gestión.
Para ello el Coordinador de la auditoría deberá establecer un sistema de medición del rendimiento, siempre que pudiera contar con información consistente y oportuna.
Dicho sistema estará formado por los siguientes componentes principales:
2.3.1. Indicadores de Rendimiento
Son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan al ente o al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economía y efectividad de la ejecución de las operaciones.
Pueden ser:
2.3.1.1. Indicadores Cuantitativos
2.3.1.1.1. Indicadores de Volumen de Trabajo:
Estos proveen una descripción de la actividad. Se obtienen en la etapa de conocimiento de la organización y ayudan a brindar una idea de la dimensión del ente, área o actividad que se está auditando. Se utilizan al informar los resultados en el capítulo antecedentes del informe. No miden ningún rendimiento.
2.3.1.7.2. Indicadores de Eficiencia
Estos relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.
2.3.1.1.3. Indicadores de Economía
Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial).
2.3.1.1.4. Indicadores de Efectividad
Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados.
2.3.1.2. Indicadores Cualitativos:
Estos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una sana administración.
2.3.2. Normas de Rendimiento (Criterios)
Se refieren a mediciones cuantitativas y cualitativas de cuál es el nivel que se considera como deseado o esperado, de una actividad. Estos se determinaron cuando se elaboraron los criterios de auditoría.
Se destaca la conveniencia de tratar de obtener la aprobación del ente auditado sobre las normas de rendimiento que se apliquen. Si ello no ocurre, en el informe deberá indicarse tal situación, las opiniones del ente auditado y los fundamentos de la norma aplicada por parte del auditor.
Las fuentes de estos indicadores son:
2.3.3. Recolección de Datos del Rendimiento Real.
2.3.3.1. Indicadores Cuantitativos
Lo primero que deberá determinar el Coordinador de la Auditoría es si el ente auditado ha desarrollado un Sistema de Medición del Rendimiento tablero de Comando).
Si la Administración del ente no ha desarrollado dicho sistema, deberá realizarlo el auditor. Para ello deberá desarrollar una batería de indicadores de gestión, debiendo decidir:
¿Qué datos reunir? A tal fin utilizará los indicadores definidos como generales para cada una de las áreas críticas y analizará cuales indicadores específicos agregará. Toda esta información surge del proceso de conocimiento y familiarización de la organización, a partir del cual se ha obtenido información sobre cuáles son los indicadores específicos más adecuados al ente.
¿Cómo reunirlos? Utilizará el: Formulario Nro. 15 - Recolección de Datos para Indicadores de Gestión y Formulario Nro. 16- Cálculo de Indicadores de Gestión
¿Cómo asegurar su confiabilidad? Deberá recolectar los datos que brinde el personal de la organización.
Este control quedará documentado en las - Guías Pruebas sustantivas para Control de Indicadores de Gestión. Se busca asegurar la veracidad y confiabilidad de los antecedentes reunidos y confirmar que la información obtenida responda a la realidad de la organización o área en estudio, debiendo el Coordinador definir el nivel de verificación que se estimará necesario. Por ejemplo, someter a la opinión de los integrantes del equipo de auditoría la recolección de los datos y el cálculo de los indicadores de gestión.
Si la Administración del ente ha desarrollado un sistema de indicadores, el Coordinador determinará si incluye todos los indicadores necesarios, debiendo documentarse los datos incluidos, los cálculos y las pruebas sustantivas, en los formularios respectivos.
Deberá asentarse en los papeles de trabajo (Formulario Nro. 16) cuáles indicadores no se consideran necesarios para la auditoría de gestión señalando los motivos. Además si existieran indicadores que no se consideraran útiles para la gestión, se informará tal situación al ente auditado, solicitando su opinión.
La Coordinación de la auditoría deberá insistir para que el ente adopte un tablero de comando que incluya como mínimo todos los indicadores de rendimiento determinados por la auditoría. En el informe final se indicarán los adoptados por la organización y cuales fueron elaborados por la auditoría.11
2.3.3.2. Indicadores Cualitativos
La información se obtiene a partir de los Cuestionarios Comunes al Resto de las Areas y/o áreas críticas.
2.3.4. Análisis y Evaluación de Evidencias
Una vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respecto de los criterios o normas, deberá mediante el trabajo de campo, analizar y evaluar las evidencias para desarrollar los hallazgos.
2.3.4.1. Tipos de Evidencias
La evidencia puede categorizarse como:
2.3.4.2. Prueba de Evidencias
El Auditor responsable de cada hallazgo utilizará el Formulario Nro. 17-Evaluación de Evidencias. Este formulario deberá ser verificado por el Coordinador y posteriormente por el Supervisor.
En el mismo, para cada hallazgo, (favorable o desfavorable, positivo o negativo) deberá consignarse cada una de las pruebas obtenidas, verificando que cumplan con las siguientes condiciones:
Las siguientes presunciones son útiles al juzgar la confiabilidad de la evidencia. Sin embargo, estas presunciones no deben ser consideradas suficientes en si mismas para determinar la confiabilidad.
2.3.5. Diagnóstico y Pronóstico
2.3.5.1. Diagnóstico
La evidencia y hallazgos reunidos en la fase anterior, analizados y evaluados, permiten al auditor tener un panorama preciso de la realidad auditada y poder, en consecuencia, emitir un diagnóstico.
Los hallazgos responden a la pregunta crítica de cuán bien o no está funcionando una actividad. Esto significa que el Coordinador deberá comparar el rendimiento real con las normas para determinar el nivel de eficiencia, eficacia y economía de la gestión. Todos los hallazgos negativos y positivos detectados deben tener cabida en el diagnóstico, determinándose las causas que los determinaron.
Para facilitar la redacción posterior del informe, deberá confeccionarse el Formulario Nro. 18 - Desarrollo de Hallazgos y Evaluación de indicadores. En el mismo deberá consignarse para cada hallazgo:
Condición: Es el nivel real del rendimiento obtenido.
Criterio: Es el nivel deseado, esperado o planificado del rendimiento, vale decir la norma de rendimiento.
Causa: Los factores determinantes de la variación del rendimiento (favorable o desfavorable).
Efecto: El impacto de la variación en el rendimiento, medido en unidades monetarias, cuando sea posible.
Recomendación: ver punto 2.3.5.2.
Opinión del ente auditado: Es un elemento útil para ratificar o rectificar las apreciaciones del diagnóstico. Asimismo permite al ente auditado formular sus descargos.
2.3.5.2. Recomendaciones
En base a la documentación anterior el Auditor responsable llenará el campo recomendaciones del Formulario 18 de cada hallazgo, proponiendo las mismas al Coordinador. Mediante éstas se intentará superar los problemas encontrados, evitar problemas futuros y sus consecuencias, con la finalidad de que la entidad auditada adopte las medidas recomendadas.
Las recomendaciones deben enfocar aspectos significativos de la organización y de su gestión, además ser técnica y financieramente factibles de aplicar en los entes, de acuerdo a sus propias características.
2.3.5.3. Pronóstico
Los seniors responsables de cada hallazgo consultarán a los afectados por las observaciones, salvo caso de fraudes detectados o malversaciones de fondos, solicitando su opinión sobre los hallazgos y recomendaciones formuladas, consignándose en el Formulario Nro.1 8.
El Supervisor y el Coordinador deberán discutir el borrador del informe con los máximos niveles de cada área, en reuniones, a las cuales deberá concurrir el personal a cargo de los sectores involucrados por las observaciones o recomendaciones. De esta manera se asegurarán de no haber omitido ningún antecedente o dejado sin considerar determinada evidencia.
Además, tratarán de obtener información sobre la evolución del marco externo que más afecte a la organización a mediano y largo plazo, con el objetivo de proyectar las principales variables que ella maneja (pronóstico) a fin de confirmar, modificar o descartar determinadas recomendaciones.
De los resultados de cada reunión se confeccionará una minuta que deberá estar firmada por los participantes.
3. CONTROL DE LA AUDITORIA
3.1. Normas de Supervisión
La norma básica en la Auditoría de Gestión es que el personal esté apropiadamente supervisado.
Es responsabilidad del Supervisor y del Coordinador encargarse de que el personal que está involucrado en la concreción de los objetivos de la auditoría reciba orientación y supervisión adecuada para asegurar que el trabajo de auditoría sea realizado apropiadamente y los objetivos de la auditoría sean logrados.
La manera más eficaz de asegurar la calidad y acelerar el avance de la auditoría encomendada es ejercitando la supervisión apropiada desde el inicio de la planificación hasta la conclusión del trabajo de auditoría y el informe. La supervisión agrega un juicio maduro al trabajo realizado por personal menos experimentado.
Asignar y utilizar personal es importante para el satisfactorio logro de los objetivos. Debido a que las habilidades y los conocimientos varían entre los auditores, las asignaciones de trabajo deben estar a la altura de las habilidades.
El Supervisor y el Coordinador deberán quedar satisfechos de que los miembros del personal entiendan claramente las tareas asignadas antes de comenzar el trabajo. El personal deberá ser informado no solamente de qué trabajo debe hacer y cómo tiene que proceder sino también de por qué debe realizarse el trabajo y qué es lo que se espera que el trabajo logre. Con el personal experimentado, el rol de los Coordinadores puede ser más general. Ellos pueden delinear el alcance del trabajo y dejar los detalles para los asistentes. Con un personal menos experimentado, el Coordinador puede tener que asegurarse de realizar muchos detalles y especificar al personal cómo llevar a cabo la recolección de datos específicos y técnicas de análisis.
La responsabilidad de la ejecución de la auditoría reside en el equipo o unidad de auditoría. Siendo responsable directo el Coordinador de la Auditoría, es él quien debe supervisar día a día el cumplimiento de los planes, presupuestos, programas y cronogramas y proponer al Supervisor los ajustes a los mismos, sugiriendo las adecuaciones en los recursos humanos y materiales.
El Supervisor y el Coordinador deberán controlar el cumplimiento de los programas, aprobar los ajustes a los mismos y requerir del Gerente las autorizaciones correspondientes.
Ambos deberán controlar la correcta ejecución de los programas revisando la preparación de los papeles de trabajo, asentando tal verificación en las carátulas de cada legajo, en los cuales se archivarán los papeles respectivos, como asimismo, en los papeles de trabajo verificados.
3.2. Objetivos del Control del Trabajo
3.3. Técnicas de Control
El control de los equipos de trabajo se realizará mediante:
EVALUACIÓN DE EVIDENCIAS - REVIS ION DE LOS ARCHIVOS DE AUDITORIAS (LEGAJOS)-PAPELES DE TRABAJO
El Coordinador quincenalmente o en las fechas previstas específicamente como puntos mínimos de control deberá completar el Formulario Nro. 19- Control Avance Programa Auditoría, en el que se detallará el total de horas previstas en cada etapa, el realizado y los desvíos.
Conjuntamente con esta información el Coordinador informará quincenalmente la distribución del tiempo de trabajo real de cada integrante del equipo de auditoría en cada actividad/subprograma/programa. Si los recursos fueran contratados por hora, deberá adjuntarse a dicha información los Formularios Nros. 20- Partes Diarios de Asistencia correspondiente a la quincena considerada.
Al concluir cada etapa, el Coordinador deberá informar tal situación en el INFORME DE AVANCE del período correspondiente, comparándose las horas estimadas con las reales, indicando tal situación en el diagrama de avance de tareas (Barras horizontales o diagrama de Gantt).
3.4. Análisis de Desvíos
La normas, técnicas y procedimientos de control informados tienen por finalidad detectar los desvíos que se produzcan oportunamente, con el objeto de evaluar los mismos en términos del impacto que producirán en el cumplimiento de los planes y objetivos de la auditoría. En el Formulario Nro. 19 - Control Avance del Programa de Auditoría, el Coordinador informará al Supervisor las causas, la justificación de las mismas y si es factible recuperar el atraso con los recursos existentes o si deberán realizarse ajustes cambiando la asignación de los mismos o reforzarse con nuevos recursos.
3.5. Medidas Correctivas
La supervisión del cumplimiento de las fechas previstas en los puntos mínimos de control es fundamental puesto que determinan los hitos más importantes en cada fase y en los cuales un desvío puede afectar el proyecto total. En consecuencia, el Coordinador y el Supervisor deberán enfatizar la atención sobre estas fechas, para tomar las acciones correctivas en el momento oportuno.
El control cuantitativo del grado de avance puede indicarnos, en el caso de desviaciones en exceso del presupuesto de tiempo, la necesidad de tomar medidas correctivas ten dientes a:
La existencia de un proceso de retroalimentación (planificación - ejecución - control - reprogramación), permitirá decisiones oportunas y pertinentes de los hechos que se pretenden corregir.
El supervisor evaluará los desvíos y propondrá las medidas correctivas en un memo al Gerente. Una vez aprobado por este último, se deberán ajustar los planes, programas y cronogramas para que sean consistentes con las nuevas decisiones.
3.6. Control del Resultado Final
Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo público. El punto de control está en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efectúa una evaluación de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos insumidos y recomendaciones sugeridas.
El Coordinador deberá preguntarse, reunido con su equipo de auditores, si están satisfechos con el resultado final que van a entregar y si hay todavía oportunidades de mejorarlo.
Se deberá evaluar la eficacia y eficiencia de la auditoría realizada, en términos del cumplimiento de los objetivos fijados y de los recursos utilizados, con respecto a los planificados.
Los resultados de la/s reunión/es deberán volcarse en una minuta firmada por todos los participantes. Copia de la misma será remitida al Supervisor y Gerente.
4.CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES
Se detallan en este punto los distintos tipos de informe a emitir por la coordinación de la Auditoría indicando para cada uno de ellos su objetivo, contenido, presentación y distribución.
Los informes de Auditoría de Gestión tienen características distintas del informe tradicional de Auditoría Contable. Las auditorias de Gestión cubren una amplia gama de metas y objetivos, como resultado de lo cual es necesario normalizar, en lo posible, la estructura de los mismos.
Otra importante característica de los informes de auditoría de gestión es la ausencia en los mismos de cualquier opinión global respecto a los resultados de la auditoría o la actividad examinada. Excepto en muy raras circunstancias en las que se hayan aceptado normas de rendimiento tan generales que representen una base indiscutible para llegar a una opinión sobre operaciones globales, debería esperarse que el informe de auditoría de gestión se limite únicamente a las observaciones de hallazgos referentes a las situaciones encontradas durante la auditoría.
4.1. INFORME DE AVANCE
4.1.1. Objetivo
Es un informe de tipo administrativo que emite el coordinador con el objetivo de posibilitar una adecuada supervisión y efectuar oportunamente los ajustes que se estimen pertinentes.
Los informes de avance, en general, se emitirán comparando un plan o presupuesto con las tareas realizadas en el terreno. Inicialmente con el Presupuesto de Auditoría (Formulario 1), a partir de la finalización de la etapa de Estudio Preliminar, con la Planificación Global de Recursos (Formulario 7) y desde la etapa de Medición de Rendimientos con el Programa de Auditoría (Formulario 14). En términos generales el informe se emitirá teniendo en cuenta el último plan en vigencia.
4.1.2. Periodicidad
Los informes de avance se emitirán con periodicidad quincenal, aunque de acuerdo a cada caso la supervisión podrá ampliar o disminuir ese lapso. El segundo día hábil siguiente al vencimiento de la quincena vencerá el plazo para la presentación de este tipo de informe.
4.1.3. Contenido
DATOS FIJOS
Indicarán organización, Nro. de Informe, período considerado, Coordinador, etapa de auditoría y toda la información del género que surgirá del llenado del Formulario Nro.21 - Modelo de Informe de Avance.
INFORMACION DE AVANCE
Los informes de avance contendrán a nivel de proyecto un detalle de las actividades programadas, el avance en la quincena o período estipulado y el avance total a la fecha a la cual está referido. Se utilizará en el cumplimiento de este punto diagramas de avance de tareas (Barras horizontales o Gantt).
OTRA INFORMACION RELEVANTE
Se indicará a continuación cualquier otro dato o información considerada de interés por el Coordinador para el desarrollo de la auditoría.
4.1.4. Presentación
En la presentación se seguirán los lineamientos indicados en el Formulario Nro. 21.
4.1.5. Distribución
El destinatario de los informes de avance será en todos los casos el supervisor a cargo de la auditoría.
4.2. INFORME DE DIAGNOSTICO GENERAL
El coordinador, como conclusión de la etapa de Estudio General y en base a la información obtenida y documentada en la Ficha de la Organización, Cuestionario de Evaluación Global y a las Areas Críticas detectadas deberá elaborar un Informe de Diagnóstico General.
4.2.1. Objetivo
El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las características de la organización y de las principales áreas y actividades que se consideran críticas, a los efectos de encarar la profundización del análisis en las etapas siguientes y la reformulación de la Planificación Global de Recursos.
4.2.2. Contenido
4.2.3. Presentación
En la presentación se seguirán los mismos requerimientos generales del informe final, pero no incluirá informe ejecutivo alguno.
4.2.4. Distribución
El informe tendrá por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la Auditoría.
4.3.INFORME FINAL
Como resultado de las tareas de auditoría de gestión se emitirán al finalizar la misma dos informes: uno sintético o ejecutivo y otro con mayor grado de desagregación denominado extenso.
4.3.1.Informe Extenso
4.3.1.1.Objetivo
Dar cuenta detallada de los resultados obtenidos en las tareas de auditoría planificadas.
4.3.1.2.Contenido
HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se obtendrá la información del Formulario 18- Desarrollo de Hallazgos. Se indicará para cada hallazgo la condición, criterio, causa, efecto o conclusión y la recomendación que resulta del hallazgo.
La conclusión es el resultado obtenido como consecuencia del análisis de cada hallazgo específico. El informe deberá contener conclusiones cuando los objetivos de auditoria lo requieren. Las conclusiones deberán formularse explícitamente y no dejar que sean deducidas por los lectores.17
Las recomendaciones son medidas que a juicio del grupo de auditoría permitirán al ente lograr más eficaz, económica y eficientemente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.
La recomendación puede significar la necesidad de una acción o sugerir una mayor profundización del análisis.
4.3.1.3. Presentación
El informe se iniciará con una carátula, Formularlo Nro. 22, que indique el título del informe, ente auditado, período bajo examen y el nombre y función de cada uno de los integrantes del equipo auditor.
El informe final, en su versión definitiva se presentará por duplicado, a espacio simple entre líneas, con los siguientes márgenes:
|
DERECHO |
2,5 cm. |
|
IZQUIERDO |
3,0 cm. |
|
SUPERIOR |
3,0 cm. |
|
INFERIOR |
2,5 cm. |
Se utilizará papel carta, tipo A4, con hojas numeradas y adecuadamente anillado. La presentación de cada informe se acompañará con una versión en diskettes de 3 ½, baja densidad y escrito en procesador de texto Word versión 4.0 o superior.
Contendrá además un índice con detalle de las secciones principales y de los anexos, con los correspondientes números de páginas.
El informe se cerrará con la firma y sello del Coordinador.
4.3.1.4. Distribución
El informe tendrá por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la auditoría. Previo a la aprobación de aquellos, silo indicaran expresamente, se preparará una copia d para el máximo responsable de la organización auditada.
4.3.2. Informe Ejecutivo
4.3.2.1. Objetivo
El informe ejecutivo representa una síntesis de los principales resultados de la auditoría. Este sumario debe contener sólo los puntos básicos del informe extenso.
4.3.2.2. Contenido
4.3.2.3. Presentación
Este informe no deberá superar las cinco páginas.
En la presentación se seguirán los mismos requerimientos generales del informe extenso.
4.3.2.4. Distribución
El informe tendrá por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la Auditoría.
Luego de aprobados por éstos1 se preparará una copia para el máximo responsable de la organización auditada.
5. SEGUIMIENTO
Dentro de los tres meses de emitido el informe el Gerente del Area deberá verificar:
Si las responsables directos de las áreas de los entes auditados, sobre los cuales se emitieron recomendaciones, han tomado conocimiento de las mismas.
De ser así, verificará si se tomaron en cuenta las medidas para implementar las recomendaciones. En caso contrario, se solicitará a los responsables directos y al superior inmediato que informe los motivos para que ello no ocurriera.
El Gerente emitirá un memo al Gerente General del Area de AGN informando el estado de las recomendaciones efectuadas.
El Gerente General del Area, mediante nota, informará tal situación a las máximas autoridades del ente auditado, junto con las explicaciones brindadas por el responsable directo y su superior inmediato.
1. CONSIDERACIONES GENERALES
Auditoría General de la Nación hace referencia expresa al tema Papeles de Trabajo en las Normas de Auditoría Externa de la AGN, remitiéndonos a ellas en todos los casos específicamente no tratados en este manual.
Los papeles de trabajo. son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditoría y deberán contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe.
En términos generales, los papeles de trabajo deberán:
1.1. Propiedad
Los papeles de trabajo que surjan como resultado de la tarea efectuada por el auditor, son de propiedad de la AGN.
1.2. Período de guarda
Los informes emitidos, papeles de trabajo y documentación respaldatoria se conservarán por el plazo que fijen las normas legales y/o profesionales.
1.3. Acceso
Sólo las personas autorizadas por el Supervisor de Auditoría de la organización auditada tendrán acceso a los papeles de trabajo. Los documentos correspondientes a la auditoría vigente, serán accesibles al personal del equipo de auditoría.
2. NORMALIZAClON
Debido al carácter multidisciplinario de la Auditoría de Gestión y a la necesidad de estandarizar el uso de los papeles de trabajo, en el Manual de Auditoría de Gestión se han establecido los diferentes formularios a utilizar en el desarrollo del trabajo, cuyos modelos se presentan en la última parte de este anexo.
2.1. Recomendaciones
Para la confección de los papeles de trabajo deberá tenerse en cuenta:
Que los modelos de formularios son de utilización obligatoria. En caso de requerir mayor extensión que los espacios previstos en el documento, podrán utilizarse varios formularios del mismo tipo o utilizando el mismo diseño del documento, agregar más espacios de acuerdo a la necesidad específica.
No debe haber papeles de dimensiones inferiores al tamaño A4 (210 mm. x 297 mm.). Los más pequeños se pegarán en hojas de ese tipo y los más grandes se doblarán adecuadamente.
Los papeles deben ser limpios, para lo cual:
Durante el desarrollo de la auditoría se deberá confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararán una relación de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos deberán ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditoría.
Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
2.2. Contenido
Las planillas analíticas y sintéticas, cuestionarlos y guías de auditorías realizadas manualmente o a través de computadoras, formarán parte de los papeles de trabajo, debiendo indicarse en las mismas siempre los siguientes datos básicos:
EN EL ENCABEZADO DE CADA HOJA:
ADEMAS, EN EL ENCABEZADO DE LA PRIMERA HOJA:
AL FINAL DE LA ULTIMA HOJA
FIRMA Y ACLARACION de quienes realizaron, supervisaron y aprobaron el papel de trabajo y las fechas respectivas.
Si algún miembro del equipo modifica total o parcialmente algún papel ya confeccionado, deberá dejar constancia con su firma y fecha de tal modificación.
Todos los papeles de trabajo deberán contener como mínimo:
3. LEGAJOS
3.1. Ordenamiento
Las evidencias obtenidas deberán agruparse y archivarse en grupos de documentación denominados LEGAJOS
Cada legajo deberá estar encabezado con un índice del contenido del mismo (documentación contenida y fojas) y una carátula que identificará cada cuerpo del legajo. Si el trabajo fuese muy voluminoso deberá separarse en dos o más cuerpos, según sea necesario, debiendo contener cada uno, como máximo, 100 hojas de papeles de trabajo. En aquellos casos que se confeccionen varios cuerpos se dará número a cada uno, indicando a su vez en todos el número total que compone el trabajo (suponiendo que fueran cinco cuerpos se indicará en la carátula -Legajo 1/5-y así sucesivamente en todos). Esto permite conocer en cualquier momento, la exacta dimensión del trabajo.
Los papeles de trabajo se clasificarán para ser archivados en tres legajos principales, cada uno de ellos con una numeración independiente:
3.2. Legajo Permanente
3.2.1. Objetivo
En el mismo se incluye información que tiene carácter de utilidad permanente y que será consultada en futuras revisiones.
3.2.2. Contenido
El legajo permanente incluirá el siguiente tipo de documentación: